नयाँ जन्म, निधन सूचना वा पुरानो विवरणको सुधार जाँचपछि मात्र लागू हुन्छ

परिवारका सदस्यले नयाँ जानकारी पठाउन सक्छन्, तर पठाइएको विवरण तुरुन्तै प्रमाणित अभिलेखमा परिवर्तन हुँदैन। सम्बन्धित प्रमाण र उपलब्ध पारिवारिक सन्दर्भ जाँचिएपछि मात्र स्वीकृत गरिन्छ।

हरेक स्वीकृति, अस्वीकृति र सुधारको परिवर्तन इतिहास राखिन्छ। यसले पुरानो विवरण किन बदलियो, कसले जाँच गर्‍यो र कहिले निर्णय भयो भन्ने स्पष्ट राख्छ।